Siklus Perencanaan Puskesmas dalam Standar Akreditasi

Memahami siklus perencanaan puskesmas sangat penting demi memenuhi standar akreditasi puskesmas. Apalagi dalam elemen penilaian dari BAB I - IX selalu menekankan diterapkannya siklus PDCA yang notabene diawali dengan perencanaan yang matang.

Dalam siklus perencanaan puskesmas yang dapat memenuhi standar akreditasi minimal memiliki tahapan sebagai berikut:

1. Persiapan.
2. Pengumpulan data kinerja puskesmas dan analisa data.
3. Perumusan masalah, terdiri dari: Identifikasi masalah, menetapkan urutan prioritas masalah, mencari akar penyebab masalah, menetapkan cara pemecahan masalah.
4. Penyusunan rencana lima tahunan.
5. Penyusunan rencana tahunan.

Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan kegiatan tersebut:

Persiapan.

Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses penyusunan Rencana Puskesmas (rencana lima tahunan dan rencana tahunan) agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap perencanaan.

Tahap ini dilakukan dengan cara:

1. Kepala Puskesmas membentuk Tim Manajemen Puskesmas yang anggotanya terdiri Tim Pembina Wilayah, Tim Pembina Keluarga, Tim Akreditasi Puskesmas dan Tim Sistim Informasi Puskesmas.
2. Kepala Puskesmas menjelaskan tentang Pedoman Manajemen Puskesmas kepada tim agar dapat memahami pedoman tersebut demi keberhasilan penyusunan rencana puskesmas.
3. Dalam penyusunan Rencana Lima Tahunan Puskesmas, Tim mempelajari:
   
   • Rencana Lima Tahunan dinas kesehatan kabupatn/kota, yang merupakan turrunan dari Rencana Lima Tahunan dinas kesehatan provinsi dan Rencana Lima Tahunan Kementrian Kesehatan.
   • Standar Pelayanan Minimal tingkat kabupaten/kota.
   • Target yang disepakati bersama dinas kesehatan kabupaten/kota yang menjadi tanggung jawab puskesmas.
   • Pedoman umum Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga.
   • Penguatan Manajemen Puskesmas melalui pendekatan keluarga.
   • NSPK lainnya yang dianggap perlu untuk diketahui oleh tim di dalam peyusunan perencanaan puskesmas.
4. Dalam penyusunan Rencana Tahunan, Tim mempelajari:
   
   • Rencana Lima Tahunan Puskesmas.
   • Penjabaran tahunan rencana capaian target Standar Pelayanan Minimal tingkat kabupaten/kota.
   • Target yang disepakati bersama Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang menjadi tanggung jawab puskesmas.
   • Pedoman umum Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga.
   • Penguatan Manajemen Puskesmas melalui Pendekatan Keluarga.
   • NSPK lainnya yang dianggap perlu untuk diketahui oleh tim di dalam peyusunan perencanaan puskesmas.

Pengumpulan data kinerja puskesmas dan analisa data.

Dalam penyusunan Rencana Lima Tahunan, Puskesmas mengumpulkan dan mempelajari data kinerja dan gambaran status kesehatan masyarakat di wilayah kerja Puskesmas dalam 4 tahun kebelakang yang dimulai dari tahun N-5 sampai dengan tahun N-2 untuk setiap desa/kelurahan.

Tahun N menunjukan tahun yang akan disusun, sehingga sebagai contoh untuk menyusun Rencana Lima Tahunan periode tahun 2017 s.d 2021 maka data kinerja akhir tahun yang dikumpulkan dan dipelajari adalah data tahun 2012 s.d 2015.

Sedangkan untuk penyusunan Rencana Tahunan, Puskesmas mengumpulkan dan mempelajari data kinerja dan gambaran status kesehatan masyarakat di wilayah kerja puskesmas di tahun N-2 untuk setiap desa/kelurahan.

Tahun N menunjukan tahun yang akan disususn, sehingga sebagai contoh untuk menyusun Rencana Tahun 2017 maka data kinerja yang dikumpulkan dan dianalisa adalah data tahun 2015.

Sumber utama data kinerja Puskesmas adalah catatan hasil kegiatan puskesmas yang terekam dalam Sistim Informasi Puskesmas (SIP), data Profil Kesehatan Keluarga, catatan hasil kegiatan inovatif, maupun hasil pengumpulan data lainnya seperti hasil survei kepuasan pelanggan untuk menilai mutu pelayanan puskesmas.

Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan format yang disepakati dalam Sistim Informasi Puskesmas. Pengumpulan data dilakukan secara rutin oleh petugas atau pengelola program yang bersangkutan. Data yang diperoleh diperbarui setiap bulan, sehingga pada akhir tahun diperoleh data yang baru.

Data yang sudah diperoleh kemudian diolah untuk menjamin keakuratan dan kualitas data. Data yang sudah diolah kemudian dianalisa untuk mendapatkan suatu rumusan atau kesimpulan yang digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan, termasuk untuk dasar penyusunan perencanaan puskesmas.

Analisa masalah juga harus dilaksanakan dari sisi pandang masyarakat, yang dilakukan melalui Survei Mawas Diri (SMD). Pelaksanaan pengolahan dan analisa data di tingkat Puskesmas dilakukan oleh Kepala Puskesmas bersama Tim Kecil Puskesmas.

Hasil analisa harus dapat menggambarkan:

1. Pencapaian status kesehatan masyarakat dan hasil kinerja Puskesmas.
2. Ketersediaan kemampuan sumber daya puskesmas.
3. Prediksi status kesehatan dan tingkat kinerja Puskesmas untuk periode kedepan.
4. Identifikasi faktor yang mendukung kemungkinan terjadinya perubahan baik ke arah yang lebih baik dan peruahan ke arah yang buruk.

Perumusan masalah

Perumusan masalah di puskemsama merupakan serangkaian proses yang dilakukan untuk menemukan masalah hingga menentukan cara yang tepat untuk menyelesaikan masalah yang ada ditingkat puskesmas. Adapun tahapan-tahapnnya adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi masalah

Dari hasil pengumpulan dan analisa data, diketahui pencapaian kinerja Puskesmas dan identifikasi masalah yang ditemui. Untuk mempermudah dalam melakukan identifikasi masalah, dapat dilaksanakan dengan membuat daftar masalah yang dikelompokan menurut jenis upaya, target pencapaian dan masalah yang ditemukan.

Berikut ini contoh tabel identifikasi masalah:

Tabel Identifikasi Masalah

Target diisi berdasarkan hasil penentuan target Puskesmas. Beberapa metode penentuan target yang dapat dilakukan di Puskesmas adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan target pencapaian Standar Pelayanan Minimal tingkat Kabupaten/kota.
2. Ditentukan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
3. Ditentukan sendiri oleh Puskesmas sesuai dengan ketersediaan sumber daya yang tersedia di Puskesmas.
4. Berdasarkan perkiraan secara matematis terhadap kemungkinan pencapaian program.
5. Berdasarkan prestasi terbaik yang pernah dicapai Puskesmas yang bersangkutan.

Pencapaian diisi jumlah pencapaian, yang merupakan rekapitulasi pencapaian diseluruh kelurahan/desa. Kesenjangan antara pencapaian dan target, merupakan masalah. Kemungkinan teridentifikasi beberapa masalah.

Perumusan masalah mencakup: apa masalahnya, siapa yang terkena masalah, kapan masalah itu terjadi, dimana terjadinya, kenapa masalah itu terjadi dan bagaimana masalah itu terjadi. Analisa ini dikenal sebagai Analisa dengan Pendekatan 5 W 1 H.

Contoh rumusan masalah:

"Masih tingginya angka kematian balita akibat diare yaitu sebesar 20% di desa A, Wilayah Puskesmas X, pada tahun 2018."

2. Menetapkan urutan prioritas masalah

Mengingat adanya keterbatasan kemampuan dalam mengatasi masalah, ketersediaan teknologi yang memadai atu adanya keterkaitan satu masalah dengan masalah lainnya, maka perlu dipilih masalah prioritas dengan jalan kesepakatan tim.Bila tidak dicapai kesepakatan dapat ditempuh dengan menggunakan kriteria lain.

Dalam penetapan urutan prioritas masalah dapat mempergunakan berbagai macam metode seperti Metode USG, Metode Hanlon dan lain-lain yang dianggap cocok.

3. Mencari akar penyebab masalah

Setelah ditentukan masalah yang prioritas, selanjutnya dapat dicari akar penyebab dari masalah tersebut. Penyebab masalah agar dikonfirmasi dengan data di Puskesmas. Beberapa metode yang dapatt digunakan dalam mencari akar penyebab masalah yaitu:

• Diagram tulang ikan atau diagram sebab akibat (Diagram Ishikawa).
• Pohon masalah (Problem Tree).

4. Menetapkan cara pemecahan masalah.

Untuk menetapkan cara pemecahan masalah dapat dilakukan melalui kesepakatan antara anggota tim dengan didahului brainstorming (curah pendapatt). Bila tidak terjadi kesepakatan dapat digunakan tabel cara pemecahan masalah.

Langkah-langkah atau tahapan-tahapan menentukan pemecahan masalah adalah sebagai berikut:

1. Brainstorming (Curah Pendapatt)
2. Kesepakatan diantara anggota tim, berdasarkan hasil dari curah pendapat (brainstorming). Hasil kesepakatan dipergunakan sebagai bahan perencanaan Puskesmas.
3. Bila tidak terjadi kesepakatan, digunakan metode tabel cara pemecahan masalah seperti tampak pada gambar berikut berikut:

Tabel Cara Pemecahan Masalah

Cara pengisian tabel sebagai berikut:

1. Prioritas masalah: ditulis sesuai dengan hasil urutan prioritas masalah.
2. Penyebab masalah: ditulis berdasarkan hasil mencari akar penyebab masalah.
3. Alternatif pemecahan masalah: diperoleh berdasarkan hasil brainstorming anggota tim, tentang alternatif pemecahan masalah yang diusulkan, boleh terdapat beberapa alternatif.
4. Pemecahan masalah terpilih: dapat diperoleh melalui hasil kesepakatan anggota tim atau menggunakan Metode USG, Metode Hanlon dan lain-lain yang dianggap cocok.

Penyusunan rencana lima tahunan.

Berdasarkan kesepakatan cara pemecahan masalah dapat dikembangkan program kegiatan dan ditentukan target yang akan dicapai. Pengawasan dan pengendalian untuk pencapaian target Rencana Lima Tahunan Puskesmas dilakukan setiap tahun dan pada tengah periode lima tahunan dilakukan evaluasi periode tengah lima tahunan (Midterm Evaluation) untuk menyesuaikan target akhir Rencana Lima Tahunan.

Hal ini perlu dilakukan untuk mengakomodir perubahan kebijakan ataupun kebijakan yang baru, hasil analisa trend pencapaian program, kemungkinan penambahan sumber daya dan kemungkinan masalah kesehatan yang baru.

Rincian pelaksanaan kegiatan dalam mencapai target prioritas yang telah ditetapkan pada perencanaan tahunan akan disusun dalam perencanaan tahunan puskesmas.

Adapun contoh tabel Rencana Lima Tahunan Puskesmas adalah sebagai berikut:

Tabel Rencana Lima Tahunan

Penyusunan rencana tahunan.

Dalam penyusunan Rencana Tahunan terdiri dari:

1. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK)

Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) meliputi:

• Kegiatan tahunan yang akan datang yang meliputi kegiatan rutin, sarana prasarana, operasional, dan program hasil analisan masalah.
• Kebutuhan sumberdaya berdasarkan ketersediaan yang ada pada tahun sekarang.
• Rekapitulasi rencana usulan kegiatan dan sumberdaya yang dibutuhkan ke dalam format RUK Puskesmas.

RUK disusun dalam bentuk matriks, dengan memperhatikan berbagai kebijakan yang berlakuu, baik kesepakatan global, nasional, maupun daerah sesuai dengan masalah yang ada sebagai hasil dari kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas.

Adapun contoh matriks RUK Puskesmas adalah sebagai berikut:

Formulir RUK Puskesmas

2. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK).

Penyusunan RPK dilaksanakan melalui prinsip keterpaduan lintas program dan lintas sektor dalam lingkup siklus kehidupan. Dengan prinsip keterpaduan kegiatan puskesmas dapat terselenggara secara efisien, efektif, bermutu dan target prioritas yang ditetapkan pada perencanaan lima tahunan puskesmas dapat tercapai.

Mengenai tahapan penyusunan RPK dapat anda baca pada tulisan kami yang berjudul Tahapan Penusunan RPK Puskesmas.

Untuk puskesmas yang telah melaksanakan pola pengelolaan keuangan BLUD, format untuk formulir perecanaan lima tahunan puskesmas dan perencanaan tahunan puskesmas dapat disesuaikan dengan peraturan pola pengelolaan BLUD yang berlaku.

Demikianlah siklus perencanaan Puskesmas yang sesuai dengan standar Akrediats Puskesmas. Semoga bermanfaat.