Sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan di FKTP serta sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat di Puskesmas perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal ini disusun dalam bentuk dokumen akreditasi yang harus dipersiapkan oleh fasilitas kesehatan tingkat pertama mandiri untuk memenuhi standar akreditasi.
Penyusunan regulasi internal perlu didukung regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Organisasi Profesi, yang merupakan acuan bagi Puskesmas dalam menyelenggarakan manajemen Puskesmas, upaya kesehatan masyarakat, dan upaya kesehatan perorangan. Dokumen-dokumen tersebut sebaiknya ada di Puskesmas/Klinik, dan merupakan dokumen eksternal yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.
Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan dapat dibedakan sebagai berikut:
Dokumen Di Puskesmas
Penyelenggaraan manajemen Puskesmas:
- Kebijakan Kepala Puskesmas/Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama;
- Rencana Lima Tahunan Puskesmas;
- Pedoman/manual mutu;
- Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen;
- Standar Prosedur Operasiona (SPO);
- Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK);
- Kerangka Acuan Kegiatan.
Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas:
- Kebijakan Kepala Puskesmas;
- Pedoman untuk masing-masing upaya kesehatan masyarakat;
- Standar Prosedur Operasional (SPO);
- Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM;
- Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.
Penyelenggaraan Pelayanan Klinis/Upaya Kesehatan Perorangan:
- Kebijakan tentang pelayanan klinis;
- Standar Prosedur Operasional (SPO) klinis;
- Pedoman pelayanan klinis;
- Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.
Dokumen di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Lainnya
Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan oleh Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama lainnya, seperti Klinik Pratama dan praktik dokter/dokter gigi mandiri antara lain:
- Rencana strategik/rencana lima tahunan;
- Rencana tahunan
- Kebijakan Kepala Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama;
- Pedoman/panduan mutu;
- Standar Prosedur Operasional (SPO);
- Panduan-panduan teknis;
- Kerangka Acuan Kegiatan.
Berbagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi dan sebagainya.