Penyajian, Analisa Data dan Pemecahan Masalah pada Penilaian Kinerja Puskesmas

Pembahasan kita kali ini masih seputar Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Puskesmas. Sebagaimana yang telah kami sebutkan bahwa kami akan membagikan informasi tentang Penyajian, Analisa Data dan Pemecahan Masalah pada Penilaian Kinerja Puskesmas.

Pembahasan ini terdiri dari beberapa sub pokok bahasan yaitu: Penyajian Hasil Kegiatan dan dan Analisa Data. Kita langsung saja pada pembahasan, sebagai berikut:

A. Penyajian Hasil Kegiatan

Perhitungan hasil kegiatan dengan variabel-variabelnya diharapkan dapat memberikan gambaran kepada masing- masing penanggung jawab dan pelaksana di Puskesmas tentang tingkat pencapaian hasil dari jenis-jenis kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya dan sebagai bahan evaluasi/ penilaian pencapaian prestasi kinerjanya yang diperhitungkan sendiri.

Untuk memudahkan dapat melihat pencapaian hasil kinerja Puskesmas, maka hasil cakupan kegiatan pelayanan dan manajemen Puskesmas dapat disajikan dalam bentuk gambaran “grafik sarang laba-laba “.

Hasil pencapaian cakupan kegiatan pelayanan dan manajemen disajikan dalam bentuk sarang laba-laba yang berbeda. Setiap jari-jari grafik sarang laba-laba untuk satu kelompok jenis kegiatan pelayanan/manajemen Puskesmas. Sedangkan bagi masing-masing penanggung jawab kegiatan, dapat membuat hal yang sama untuk masing-masing variabel kegiatannya.

Hasil pencapaian mutu pelayanan dan manajemen dapat juga disajikan dalam bentuk grafik sarang laba-laba.

Dengan grafik sarang laba-laba diharapkan pembaca lebih mudah mengetahui tingkat kesenjangan pencapaian dan ketidakserasian antara hasil kegiatan dengan manajemen, karena antara keduanya mempunyai keterkaitan yang sejajar.

Cara penyajian grafik tersebut sebaiknya dibuat secara periodik bulanan atau triwulan, sehingga dapat digunakan sebagai bahan pemantauan dan identifikasi masalah sedini mungkin.

B. Analisa Data

Analisis data merupakan kegiatan untuk mengambil kesimpulan dari data yang sudah diolah, yang selanjutnya akan menjadi bahan pertimbangan untuk memberikan masukan bagi perencanaan, monitoring, bimbingan dan pengendalian fungsi Puskesmas.

Kesalahan yang sering dilakukan dalam upaya menetapkan/merumuskan masalah secara benar, ada 3 buah hambatan :

1. Tidak mendiagnosa masalah dari gejalanya.
2. Terlalu memfokuskan pada masalah yang relatif kecil daripada masalah yang utama
3. Kurang dapat menentukan alternatif dalam penyelesaian masalah yang sebenarnya.

Langkah-langkah merumuskan masalah dan penyebabnya.:

1. Identifikasi kesenjangan pencapaian hasil cakupan kegiatan pelayanan, manajemen Puskesmas dan pencapaian mutu kegiatan.
2. Identifikasi faktor penyebab, pendukung, peluang dan ancaman prioritas masalah kegiatan pelayanan kesehatan yang dihadapi Puskesmas dalam tahun anggaran berjalan.
3. Perumusan analisis sebab akibat, menggunakan suatu teknik untuk mengidentifikasikan semua masalah dalam suatu situasi tertentu sebagai rangkaian hubungan sebab akibat.
4. Penentuan prioritas masalah kegiatan pelayanan kesehatan dengan menggunakan metode, untuk menentukan urutan masalah dari yang paling penting sampai dengan yang kurang penting.

Untuk melakukan analisa data selain diperlukan hasil pencapaian cakupan kegiatan pelayanan, manajemen termasuk mutu pelayanan (bagi Puskesmas yang telah menerapkan mutu pelayanan) juga diperlukan semua data kegiatan Puskesmas, sumber daya Puskesmas dan keadaan lingkungan (fisik dan non fisik), yang terkait dengan kegiatan yang akan di analisa.

1. Identifikasi kesenjangan pencapaian hasil cakupan kegiatan pelayanan

Untuk melakukan analisa data tingkat Puskesmas dapat dimulai dengan mengidentifikasi kesenjangan yang tergambar dalam grafik sarang laba-laba. Pencapaian hasil cakupan kegiatan yang terjadi kesenjangan di grafik sarang laba-laba ditulis ke lampiran : “ Analisa data I “ pada judul matrik RAGPIE (dibawah Matrik RAGPIE / untuk evaluasi kegiatan). Setiap lembar matrik untuk satu kegiatan yang terjadi kesenjangan.

Analisis penyebab kesenjangan, dalam aspek penyediaan dan pemanfaatan sumber daya. Tuliskan pada kolom sumber daya di kolom perencanaan tentang semua sumber daya (tenaga, biaya, alat, obat, sarana transport, fasilitas kesehatan) yang direncanakan untuk melakukan kegiatan tersebut. Kemudian tuliskan pada kolom sumber daya di kolom pelaksanaan tentang pelaksanaannya penggunaan yang tertulis pada kolom sumber daya di kolom perencanaan.

Demikian juga tuliskan berapa % ternyata hasil yang dimanfaatkan penggunaan sumber daya pada kolom sumber daya di kolom evaluasi dengan cara hasil sumber daya di kolom pelaksanaan dibagi sumber daya perencanaan dikalikan 100 %.

Tuliskan pada kolom kegiatan di kolom perencanaan tentang semua rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dengan menggunakan sumber daya yang tercantum dalam kolom sumber daya di kolom perencanaan. Dengan cara penilaian/ hitungan yang sama tulislah pada kolom kegiatan di kolom pelaksanaan dan kolom kegiatan di kolom evaluasi.

Tuliskan pada kolom pencapaian di kolom perencanaan tentang semua hasil rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dengan menggunakan sumber daya yang tercantum dalam kolom sumber daya di kolom perencanaan. Dengan cara penilaian/ hitungan yang sama, tulislah pada kolom pencapaian di kolom pelaksanaan dan kolom pencapaian di kolom evaluasi.

2. Identifikasi faktor kelemahan, pendukung, peluang dan ancaman masalah kegiatan pelayanan kesehatan

Dalam mengumpulkan keterangan (informasi) yang berkaitan dengan masalah kegiatan pelayanan kesehatan, dengan cara menuliskan dalam lampiran : Analisa Data II (format “Analisis SWOT “) tentang variabel, sub variabel dan sub-sub variabel (baik yang tercantum maupun tidak tercantum dalam stratifikasi, namun ada dalam catatan data kegiatan Puskesmas) dari kegiatan pelayanan yang terjadi kesenjangan di grafik sarang laba-laba (jenis kegiatan yang ditulis sama dengan semua kegiatan yang dinilai dalam matrik RAGPIE).

Tim kecil menuliskan hasil analisa / pengamatan selama melaksanakan kegiatan tersebut semua sumber daya, lingkungan (fisik : keadaan geografis, iklim, dan non fisik : pendapatan penduduk, adat-istiadat, pendidikan masyarakat, dll) yang memengaruhi kegiatan tersebut dengan memisahkan unsur tersebut yang menjadikan kegiatan terhambat/ kendala, mendukung keberhasilan kegiatan, peluang di masa mendatang kegiatan tersebut dan ancaman kegiatan tersebut bila tidak dilaksanakan ke dalam kolom-kolom kekuatan/ pendukung (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats).

Demikian juga tim kecil menuliskan hasil pengamatan dan analisa kegiatan manajemen perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan yang menjadi hambatan/ kendala (tulislah pada kolom kelemahan), dan yang menjadi kekuatan/ dukungan kegiatan tersebut (tulislah pada kolom kekuatan/ pendukung), hal-hal yang menjadi peluang bila kegiatan dilaksanakan pada tahun mendatang (pada kolom peluang), serta hal-hal yang menjadi ancaman bila kegiatan tersebut tidak dilaksanakan pada tahun mendatang (pada kolom ancaman).

Sumber daya Puskesmas dan keadaan lingkungan fisik dan non fisik yang dicantumkan hanya yang terkait saja.

3. Perumusan analisis sebab akibat

Dalam merumuskan analisis sebab akibat dapat menggunakan Pohon masalah, karena metodenya mudah namun hasilnya relevan, namun Puskesmas kabupaten/ kota dapat menggunakan metode lain yang sederhana, mudah dan hasilnya relevan.

Pohon masalah adalah suatu teknik untuk mengidentifikasikan semua masalah dalam suatu situasi tertentu, menyusun dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian hubungan sebab akibat.

Mulai dengan yang menjadikan prioritas utama masalah kegiatan pelayanan kesehatan yang dipecahkan.

Catat semua masalah terkait lainnya yang sudah diidentifikasikan dalam matrik RAGPIE dan format SWOT.

Teknik curah pendapat (brainstorming) dapat dipergunakan, atau disebutkan masalah yang diidentifikasikan dengan pertanyaan berikut:

1. Apa yang menjadi masalah utama
2. Apa yang menjadi akibat masalah ini
3. Apa yang menjadi masalah pokok dari masalah utama
4. Apa yang menjadi masalah spesifik dari masalah pokok

Susun masalah yang telah diidentifikasi oleh tim ke dalam bentuk sebuah pohon masalah Setiap format pohon masalah untuk satu jenis kegiatan.

Demikianlah yang dapat kami bagikan kepada Mitra Kesehatan Masyarakat tentang Penyajian, Analisa Data dan Pemecahan Masalah pada Penilaian Kinerja Puskesmas, pada pembahasan selanjutnya kami akan membagikan informasi tentang Pedoman Pembinaan Penilaian Kinerja Puskesmas. Semoga tulisan ini dapat bermanfaat untuk mitra kesehatan masyarakat. Jika ada pertanyaan, saran atau komentar, silakan isi kolom komentar yang ada di bawah.