Pedoman Lokakarya Mini Puskesmas

Seperti yang telah dibahas sebelumnya pada Pedoman Pelaksanaan Manajemen Puskesmas bahwa ada tiga pembahasan yang akan terkait, yaitu: Perencanaan Puskesmas, Lokakarya Mini Puskesmas dan Penilaian Kinerja Puskesmas.

Pembahasan sebelumnya kita telah membahas tentang Pedoman Pelaksanaan Perencanaan Puskesmas, maka tibalah saatnya kita membahas tentang Pedoman Pelaksanaan Lokakarya Mini Puskesmas. Adapun ringkasan isi dari pembahasan ini adalah sebagai berikut:

Daftar Isi

Bab I : Pendahuluan

A. Latar Belakang

B. Tujuan

C. Ruang Lingkup

Bab II : Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas

A. Pendahuluan

B. Tujuan

C. Tahapan Kegiatan

D. Penyelenggaraan

Bab III : Lokakarya Mini Tribulanan Lintas Sektor

A. Pendahuluan

B. Tujuan

C. Tahapan Kegiatan

D. Penyelengg

Bab IV : Penutup

Pembahasan lengkapnya adalah sebagai berikut:

Bab I : Pendahuluan

A. Latar Belakang

Sesuai dengan yang tersebut di dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN - 2004) bahwa Puskesmas merupakan unit pelaksana pelayanan kesehatan tingkat pertama. Adapun fungsi Puskesmas ada tiga yaitu : sebagai pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan; pusat pemberdayaan masyarakat dan keluarga serta sebagai pusat pelayanan kesehatan tingkat pertama. Dalam melaksanakan kegiatannya Puskesmas mengacu pada 4 azas penyelenggaraan yaitu wilayah kerja, pemberdayaan masyarakat, keterpaduan dan rujukan.

Puskesmas mempunyai kewenangan untuk melakukan pengelolaan program kegiatannya, untuk itu perlu didukung kemampuan manajemen yang baik. Manajemen Puskesmas merupakan suatu rangkaian kegiatan yang bekerja secara sinergik yang meliputi perencanaan, penggerakan pelaksanaan serta pengendalian, pengawasan dan penilaian.

Penerapan manajemen penggerakan pelaksanaan dalam bentuk forum pertemuan yang dikenal dengan Lokakarya Mini.

B. Tujuan

1. Umum

Meningkatkan fungsi Puskesmas melalui penggalangan kerja sama tim baik lintas program maupun lintas sektor serta terlaksananya kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan.

2. Khusus

a. Tergalangnya kerja sama tim baik lintas program maupun lintas sektor.
b. Terpantaunya hasil kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan.
c. Teridentifikasinya masalah dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas.
d. Teridentifikasinya penyebab masalah serta diupayakannya pemecahan masalah.
e. Tersusunnya rencana kerja untuk periode selanjutnya.

C. Ruang Lingkup

Keberhasilan pembangunan kesehatan memerlukan keterpaduan baik lintas program maupun lintas sektor. Penyelenggaraan program kesehatan memerlukan dukungan lintas sektor terkait. Oleh karena itu, Puskesmas harus melakukan kerja sama dengan lintas sektor agar diperoleh dukungan dalam pelaksanaan berbagai kegiatannya. Salah satu bentuk upaya untuk penggalangan dan pemantauan berbagai kegiatan adalah melalui pertemuan, dalam hal ini adalah melalui Lokakarya Mini.

Pada dasarnya ruang lingkup lokakarya mini meliputi dua hal pokok yaitu:

1. Lintas Program

Memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas berdasarkan perencanaan dan memecahkan masalah
yang dihadapi serta tersusunnya rencana kerja baru.

Pertemuan bertujuan untuk :

• Meningkatkan kerja sama antar petugas intern Puskesmas, termasuk Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa.
• Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan yaitu Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK).
• Meningkatkan motivasi petugas Puskesmas untuk dapat melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan (RPK).
• Mengkaji pelaksanaan rencana kerja (RPK) yang telah disusun, memecahkan masalah yang terjadi
• dan menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja yang baru.
• Lintas Sektor
• Dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat dan dukungan sektor-sektor yang bersangkutan dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan.

Pertemuan dilaksanakan untuk:

• Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral dalam membina dan mengembangkan
  peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan. 
• Mengkaji hasil kegiatan kerja sama, memecahkan masalah yang terjadi serta menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja sama.

Bab II : Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas

A. Pendahuluan

Proses manajemen Perencanaan belum terlaksana dengan baik apabila tidak dilanjutkan dengan pemantauan dan perencanaan ulang. Tindak lanjut bertujuan untuk menilai sampai seberapa jauh pencapaian dan hambatan-hambatan yang dijumpai oleh para pelaksanaannya pada bulan yang lalu, sekaligus melakukan pemantauan rencana kegiatan Puskesmas; sehingga dapat dibuat perencanaan ulang yang lebih baik dan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Di samping itu, kita ketahui bersama bahwa keberhasilan pelaksanaan kegiatan Puskesmas memerlukan pengorganisasian dan keterpaduan baik lintas program maupun lintas sektor.

Pengorganisasian dan keterpaduan lintas program, artinya keterpaduan internal Puskesmas, bertujuan agar seluruh petugas mempunyai rasa memiliki dan meningkatkan motivasi dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas.

Tindak lanjut dari perencanaan adalah mengadakan pengorganisasian intern Puskesmas dan pemantauan dilaksanakan melalui Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas.

B. Tujuan

1. Tujuan Umum

Terselenggaranya lokakarya bulanan intern Puskesmas dalam rangka pemantauan hasil kerja petugas Puskesmas dengan cara membandingkan rencana kerja bulan lalu dari setiap petugas dengan hasil kegiatannya dan membandingkan cakupan kegiatan dari daerah binaan dengan targetnya serta tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya.

2. Tujuan Khusus

a. Diketahuinya hasil kegiatan Puskesmas bulan lalu.
b. Disampaikannya hasil rapat dari Kabupaten/Kota,
Kecamatan dan berbagai kebijakan serta program.
c. Diketahuinya hambatan/ masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu.
d. Dirumuskannya cara pemecahan masalah.
e. Disusunnya rencana kerja bulan baru.

C. Tahapan Kegiatan

Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas diselenggarakan dalam 2 (dua) tahap yaitu:

1. Lokakarya mini bulanan yang pertama

Lokakarya mini Bulanan yang Pertama Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama merupakan Lokakarya penggalangan Tim diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksananya Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Puskesmas.

Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penentuan penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja Puskesmas dilakukan pembagian habis kepada seluruh petugas Puskesmas, dengan mempertimbangkan kemampuan
yang dimilikinya.

Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan yang pertama adalah sebagai berikut:

a. Masukan

1) Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentang peran, tanggung jawab staf dan kewenangan Puskesmas.
2) Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan Puskesmas.
3) Informasi tentang tata cara penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas.

b. Proses

1) Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk kegiatan lapangan/ daerah binaan.
2) Analisis beban kerja tiap petugas.
3) Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggung jawab daerah binaan.
4) Penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action =POA) Puskesmas tahunan berdasarkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan Puskesmas (RPK).

c. Keluaran

1) Rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas tahunan.
2) Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan sesuai dengan POA.
3) Matriks pembagian tugas dan daerah binaan.

2. Lokakarya Mini Bulanan Rutin

Lokakarya mini bulanan ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari Lokakarya Mini Bulanan yang pertama. Lokakarya Bulanan Rutin ini dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan POA puskesmas yang dilakukan setiap bulan secara teratur.

Penanggungjawab penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan adalah Kepala Puskesmas, yang dalam
pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan Rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arah dan kegiatan antara hal-hal yang direncanakan, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdayaguna.

Pelaksanaan lokakarya mini bulanan puskesmas adalah sebagai berikut:

a. Masukan

• laporan hasil kegiatan bulan lalu
• informasi tentang hasil rapat di Kabupaten/Kota
• Informasi tentang hasil rapat di Kecamatan
• Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru.

b. Proses

• Analisis hambatan dan masalah, antara lain dengan mempergunakan PWS
• Analisis sebab masalah, khusus untuk mutu dikaitkan dengan kepatuhan terhadap standar pelayanan
• Merumuskan alternatif pemecahan masalah

c. Keluaran

• Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan
• Rencana kerja bulan yang baru

D. Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan

Setelah dipahami tujuan dari Lokakarya dan dari tahapan kegiatan tersebut di atas, dapat diketahui materi yang akan diberikan/dibahas, maka selanjutnya untuk dapat menyelenggarakannya perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Pengarah : Kepala Puskesmas

2. Peserta

Seluruh petugas Puskesmas, termasuk petugas Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa.

3. Waktu

Waktu pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan disesuaikan dengan kondisi dan situasi Puskesmas serta kesepakatan dengan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Misalnya pada awal bulan atau hari Sabtu minggu pertama atau hari lain yang dianggap tepat. Demikian halnya dengan waktu penyelenggaraan diatur oleh Puskesmas, misalnya penyelenggaraan pada jam 10.00 – 15.0.

Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa Lokakarya Mini Bulanan dilaksanakan dengan melibatkan seluruh petugas Puskesmas, tanpa mengganggu aktivitas pelayanan serta dapat tercapai tujuan.

4. Acara

Pada dasarnya susunan acara Lokakarya Mini Bulanan bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat.

Sebagai contoh susunan acara Lokakarya Mini adalah sebagai berikut :

     a. Lokakarya Mini Bulanan Yang pertama disebut juga dengan Lokakarya Penggalangan Tim

• Pembukaan
• Dinamika kelompok
• Pengenalan program baru
• POA Puskesmas
• Analisa beban kerja petugas
• Pembagian tugas dan desa binaan
• Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

     b. Lokakarya Mini Bulanan Rutin

• Pembukaan
• Dinamika Kelompok; menumbuhkan motivasi
• Pengenalan program baru
• Inventarisasi kegiatan bulan lalu
• Analisa pemecahan masalah dan pemecahan
• Penyusunan kegiatan bulan yang akan datang
• Pembagian tugas bulan yang akan datang
• Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

5. Tempat:

Diupayakan agar Lokakarya Mini dapat diselenggarakan di Puskesmas, apabila tidak memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang lokasinya berdekatan dengan Puskesmas. Ruang yang dipakai hendaknya cukup untuk menampung semua peserta.

6. Persiapan :

Sebelum pertemuan diadakan, perlu persiapan yang meliputi :

• Pemberitahuan hari, tanggal dan jam.
• Pengaturan tempat, sebaiknya seperti huruf “Ü”.
• Papan tulis, spidol dan kertas lembar balik.
• Rencana Kerja Harian bulan lalu.
• Membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan lalu dibandingkan dengan target bulanan per Desa, antara lain menggunakan PWS.
• Buku catatan/notulen Rapat Dinas Kesehatan dan Rapat Lintas Sektor/Kecamatan.
• Materi Pelajaran dan alat peraga yang digunakan.
• Formulir Rencana Kerja Bulanan secukupnya.

Bab III : Lokakarya Mini Tri bulanan Lintas Sektor

A. Pendahuluan

Setelah melaksanakan penggalangan/peningkatan kerja sama lintas sektoral, sebagai tindak lanjut semangat kerja sama dalam Tim yang telah ditimbulkan dalam lingkungan sektor-sektor yang bersangkutan, perlu dipelihara dengan baik. Di samping itu keberhasilan pembangunan kesehatan sangat memerlukan dukungan lintas sektor.

Dimana kegiatan masing-masing sektor perlu dikoordinasikan sehingga dapat diperoleh hasil yang optimal. Untuk itu perlu dilakukan pemantauan pelaksanaan kerjasama lintas sektoral dengan lokakarya mini yang diselenggarakan setiap tribulan disebut dengan Lokakarya Mini Tribulanan.

B. Tujuan

1. Umum:

Terselenggaranya lokakarya tri bulanan lintas sektoral dalam rangka mengkaji hasil kegiatan kerja sama lintas sektoral dan tersusunnya rencana kerja tribulan berikutnya.

2. Khusus:

• Dibahas dan dipecahkan secara bersama lintas sektoral masalah dan hambatan yang dihadapi.
• Dirumuskannya mekanisme/rencana kerja lintas sektoral yang baru untuk tribulan yang akan datang

C. Tahapan Kegiatan

Lokakarya mini tri bulanan lintas sektor dilaksanakan dalam dua tahap yaitu :

1. Lokakarya Mini Tribulan yang Pertama

Lokakarya Mini Tribulan yang Pertama merupakan Lokakarya penggalangan Tim diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian. Pengorganisasian dilaksanakan untuk dapat terlaksananya rencana
kegiatan sektoral yang terkait dengan kesehatan.

Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penentuan penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja kecamatan dilakukan
pembagian habis kepada seluruh sektor terkait, dengan mempertimbangkan kewenangan dan bidang yang dimilikinya.

Pelaksanaan lokakarya mini tribulanan adalah sebagai berikut:

a. Masukan

• Penggalangan tim yang dilakukan melalui dinamika kelompok
• Informasi tentang program lintas sektor
• Informasi tentang program kesehatan
• Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru

b. Proses

• Inventarisasi peran bantu masing-masing sektor
• Analisis masalah peran bantu dari masing-masing sektor
• Pembagian peran dan tugas masing-masing sektor

c. Keluaran

• Kesepakatan tertulis lintas sektor terkait dalam mendukung program kesehatan.
• Rencana kegiatan masing-masing sektor

2. Lokakarya Mini Tribulanan Rutin

Sebagaimana lokakarya bulanan Puskesmas maka lokakarya tribulanan lintas sektoral merupakan tindak lanjut dari lokakarya penggalangan Kerja sama Lintas Sektoral yang telah dilakukan dan selanjutnya dilakukan tiap tribulan secara tetap.

Penyelenggaraan dilakukan oleh Camat dan Puskesmas dibantu sektor terkait di kecamatan. Lokakarya tribulanan lintas sektoral dilaksanakan sebagai berikut:

a. Masukan

• Laporan kegiatan pelaksanaan program kesehatan dan dukungan sektor terkait
• Inventarisasi masalah/hambatan dari masing-masing sektor dalam pelaksanaan program kesehatan
• Pemberian informasi baru

b. Proses

• Analisis hambatan dan masalah pelaksanaan program kesehatan
• Analisis hambatan dan masalah dukungan dari masing-masing sektor
• Merumuskan cara penyelesaian masalah
• Menyusun rencana kerja dan menyepakati kegiatan untuk tribulan baru

c. Keluaran

• Rencana kerja tribulan yang baru
• Kesepakatan bersama

D. Penyelenggaraan

1. Persiapan

Sebelum lokakarya dilaksanakan, perlu diadakan persiapan yang meliputi:

a. Pendekatan kepada Camat

• Memimpin lokakarya dengan menjelaskan acaranya.
• Mengkoordinasikan sektor-sektor agar menyajikan laporan kegiatan dan pembinaan.
• Mempersiapkan tempat penyelenggaraan lokakarya.

b. Puskesmas melaksanakan:

• Pembuatan visualisasi hasil-hasil kegiatan dalam bentuk yang mudah dipahami oleh sektor, antara lain dalam bentuk PWS.
• Persiapan alat-alat tulis kantor dan formulir kerja tribulan lintas sektor.
• Persiapan catatan hasil kesepakatan yang lalu dan instruksi/surat-surat yang berhubungan dengan peran serta masyarakat yang berkaitan dengan sektor kesehatan.
• Penugasan salah seorang staf untuk membuat notulen lokakarya.
• Pembuatan surat-surat undangan lokakarya untuk ditandatangani camat.

2. Peserta

Lokakarya Mini tribulanan Lintas sektor dipimpin oleh Camat, adapun peserta Lokakarya Mini Tribulanan adalah sebagai berikut:

• Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
• Tim Penggerak PKK Kecamatan.
• Puskesmas di wilayah Kecamatan.
• Staf Kecamatan, antara lain: Sekcam, Unit lain yang terkait
• Lintas sektor di kecamatan, antara lain : Pertanian, Agama, Pendidikan, BKKBN, Sosial
• Lembaga/organisasi kemasyarakatan, antara lain : TP PKK Kecamatan, BPP/BPKM/Konsil Kesehatan Kecamatan (apabila sudah terbentuk)

3. Waktu

Lokakarya Mini Tribulanan lintas sektor yang pertama diselenggarakan pada bulan pertama tahun anggaran berjalan. Sedangkan untuk selanjutnya dilaksanakan setiap tribulan. Adapun waktu penyelenggaraan disesuaikan dengan kondisi setempat. Yang perlu dijadikan pertimbangan adalah diupayakan agar seluruh peserta dapat menghadiri lokakarya. Lokakarya ini diselenggarakan dalam waktu ± 4 jam. Secara umum jadwal acara

Lokakarya mini tribulanan adalah sebagai berikut :

a. Lokakarya Mini Tribulanan yang pertama

i. Pembukaan
ii. Dinamika kelompok
iii. Kegiatan sektor
iv. Inventarisasi peran bantu sektor
v. Analisa hambatan dan masalah
vi. Pembagian peran dan tanggung jawab sektor
vii. Perumusan rencana kerja
viii. Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan

b. Lokakarya Mini Tribulanan rutin

i. Pembukaan
ii. Dinamika kelompok, menumbuhkan motivasi
iii. Kegiatan sektor terkait
iv. Masalah dan hambatan masing-masing sektor
v. Analisis masalah dan hambatan
vi. Upaya pemecahan masalah
vii. Rencana kerja tribulan mendatang
viii. Kesepakatan pembinaan
ix. Kesepakatan bersama
x. Penutupan

4. Tempat

Tempat penyelenggaraan lokakarya mini tribulanan lintas sektor adalah di Kecamatan atau tempat lain yang dianggap sesuai.

Bab IV : Penutup

Kabupaten/Kota untuk melakukan pembinaan ke Puskesmas. Dari proses Lokakarya Mini baik bulanan maupun tribulanan diharapkan dapat dilakukan pemantauan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan Puskesmas berdasarkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Puskesmas, identifikasi permasalahan yang dihadapi selanjutnya dilakukan rumusan pemecahannya, sehingga dapat dilakukan perbaikan rencana kegiatan untuk periode berikutnya secara berkesinambungan.

Buku pedoman ini bersifat dinamis, sehingga daerah dapat melakukan pengembangan dan penyesuaian berdasarkan kondisi dan kemampuan masing-masing daerah.

Demikianlah yang dapat kami bagikan mengenai Pedoman Lokakarya Mini Puskesmas, semoga dapat bermanfaat. Pembahasan berikutnya adalah Pedoman Penilaian Kinerja Puskesmas.