Epidemiologi Kebidanan - Pencatatan dan Pelaporan

PENCATATAN DAN PELAPORAN

A. Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut Depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :

Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.

Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.

Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.

B. Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

1. Tujuan Umum

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.

2. Tujuan Khusus

Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

C. Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain :

1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan kabupaten/kota
2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan
3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

Manfaat pencatatan

1. Memberikan informasi tentang keadaan masalah / kegiatan
2. Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan / peristiwa
3. Bahan proses belajar dan bahan penelitian
4. Sebagai pertanggungjawaban
5. Bahan pembuatan laporan
6. Perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi
7. Bukti hukum
8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta menggiatkan kegiatan peristiwa khusus

D. Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut:

1. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang beruapa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
2. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
3. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

E. Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :

1. Umum dan demografi
2. Sarana fisik
3. Ketenagaan
4. Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung
5. Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah posyandu dan sasaran program

Contoh :

Data Wilayah

Data Umum dan Sasaran Program

Data Tenaga Sasaran

Data Sarana Lingkungan Fisik

Keterangan :

• PP : Perpipaan
• SA : Sumur Artesis
• PAH : penampungan air hujan
• PMA : penampungan mata air
• SPT DK : sumur pompa tangan dangkal
• SPT DL : sumur pompa tangan dalam
• SGL : sumur gali
• SPAL : Sarana pembuangan sampah

F. Pengelolaan Pencatatan

Semua kegiatan pokok baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :

Rekam kesehatan keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di puskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.

Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).

Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.

Kartu rawat jalan

kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukkan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.

Kartu ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.

Kartu anak

Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.

KMS balita, anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.

KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil

KMS usia lanjut

KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.

Register

Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan di dalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.

Ada beberapa jenis register sebagai berikut :

1. Nomor indeks pengunjung puskesmas
2. Rawat jalan
3. Register kunjungan
4. Register rawat inap
5. Register KIA dan KB
6. Register kohort ibu dan balita
7. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
8. Register penimbangan batita
9. Register imunisasi
10. Register gizi
11. Register kapsul beryodium
12. Register anak sekolah
13. Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

G. Mekanisme Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. Di dalam gedung, loket memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal . kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila di luar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima. Mekanisme pencatatan di puskesmas dapat digambarkan melalui berikut

H. Pengelolaan Pelaporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.

1. Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II 

Laporan Bulanan

1. Data Kesakitan (LB 1)
2. Data obat-obatan (LB 2)
3. Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3) 

2. Laporan Sentinel

Berikut adalah bentuk laporan sentinel.

• Laporan bulan sentinel (LB 1S)

Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit Infeksi Saluran Pernapasan Akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjuk, yaitu satu puskesmas dari setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat.

• Laporan bulanan sentinel (LB 2S)

Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan DATI I. 

3. Laporan Tahunan 

Laporan tahunan meliputi :

1. Data dasar puskesmas (LT-1)
2. Data kepegawaian (LT-2)
3. Data peralatan (LT-3)

I. Alur Laporan

Laporan Dati dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :

1. Laporan Triwulan 

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3
4. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4 

2. Laporan Tahunan 

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3

J. Frekuensi Laporan

1. Laporan Triwulan

Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I
2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
3. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas 

2. Laporan Tahunan 

Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I
2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
3. Depkes RI Cq. Ditjen Binkesmas.

K. Mekanisme Pelaporan

1. Tingkat puskesmas

Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas.

Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa.

Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP

Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

2. Tingkat Dati II 

Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.

Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.

Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.

Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil Depkes Provinsi dan Departemen Kesehatan. 

3. Tingkat Dati I 

Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di dati I mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II.

Laporan dari Dinkes Dati II, diterima oleh dinas kesehatan Dati I dan Kanwil I dalam bentuk soft file dikompilasi / direkapitulasi.

Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program dati I untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian. 

4. Tingkat Pusat 

Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.

L. Metode Penelitian Dalam Pencatan Dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas.

M. Laporan Penyelidikan KLB/ Investigasi Wabah

I. Pendahuluan 

Sumber informasi adanya KLB, dampak KLB terhadap kesehatan masyarakat, gambaran endemisitas penyakit penyebab KLB dan besar masalah KLB tersebut pada waktu sebelumnya.

II. Tujuan penyelidikan KLB

Menjelaskan kepastian adanya KLB dan penegakan etiologi KLB serta besarnya masalah KLB pada saat penyelidikan dilakukan

III. Metode Penyelidikan KLB

1. Desain : jelaskan secara sistematis 
2. Populasi dan sampel 
3. Cara mengumpulkan dan mengolah data
4. Cara melaksanakan analisis

IV. Hasil Penyelidikan KLB

1. Memastikan adanya KLB : Bandingkan dengan kriteria KLB
2. Gambaran klinis dan distribusi gejala di antara kasus-kasus yang dicurigai 
3. Hasil pemeriksaan laboratorium 
4. Etiologi atau diagnosis banding etiologi 
5. Berdasarkan gambaran klinis kasus, distribusi gejala, gambaran epidemiologi, pemeriksaan laboratorium.
6. Kurva epidemik
7. Gambaran epidemiologi menurut umur dan jenis kelamin
8. Gambaran epidemiologi menurut tempat (pemetaan kasus)‏

V. Pembahasan 

Kondisi KLB saat penyelidikan dilakukan, kemungkinan peningkatan kasus, penyebaran KLB dan kemungkinan berakhirnya KLB.

VI. Kesimpulan 

VII. Rekomendasi 

Rekomendasi tentang perlunya penyelidikan KLB lebih lanjut dalam bidang tertentu, rekomendasi untuk kemajuan suatu program, rekomendasi perlunya bantuan Tim Penanggulangan KLB Provinsi dan sebagainya.

Mitra Kesehatan Masyarakat, demikianlah yang dapat kami berikan semoga pembahasan ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Amin.